هذا الموضوع يتكلم عن المحاسبة التوثيقية أو كيفية مسك دفاتر المحاسبة والسجلات في مكاتب التوثيق , وهو موضوع مهم يجي الاطلاع عليه للفائدة الجماعية للأعضاء ولمن وجد صعوبة في فهم الموضوع الرد على المقال وكتابة الأسئلة التي يبحث عن الاجابة عنها وسنحاول قدر الامكان الإجابة عليها أو إرسالها للزملاء الموثقين
المحاسبة التوثيقية:
تبين من خلال متابعة التربص بمكتب الأستاذ المشرف على التدريب أن المحاسبة التوثيقية تلعب دورا هاما في مكتب التوثيق، حيث إن الموثق مسؤول عن الأموال والحسابات المودعة لديه لذا يجب عليه تنظيم وضبط عن ودائع الزبائن، إضافة إلى الأموال التي يحصلها قصد تغطية المصاريف التي ينفقها على العقود كحقوق التسجيل والإشهار العقاري وحقوق الطابع ...
وعليه فإنه من الضروري على الموثق طبقا للمادة 37 من قانون التوثيق 06-02 أن يمسك فهرسا للعقود التي يتلقاها بما فيها تلك التي لا يحتفظ بأصلها، وسجلات أخرى ترقم ويؤشر عليها من قبل رئيس المحكمة التي يقع مكتبه بدائرة اختصاصها، وأن يمسك دفاتر المحاسبة لقيد الإجراءات والمصاريف وكذا حركة أموال زبائنه النقدية والمالية وبأن يحصل الحقوق والرسوم بمختلف أنواعها لحساب خزينة الدولة من الأطراف الملزمين بدفعها، وتخول له أن يدفع المبالغ الضريبية الواجبة على الأطراف لدى قباضات الضرائب، وإلزامه بفتح حساب خاص لدى الخزينة ليودع فيه المبالغ التي يحوزها وهذا ما تنص عليه المادة 40 من قانون التوثيق.
وبناء على سبق يتبين أن الموثق يباشر نوعين من العمليات:
-العمليات الخاصة بالمكتب.
-العمليات الخاصة بالزبائن. ولهذا الأساس يجب على الموثق أن يفتح حسابين في الخزينة العمومية:
حساب خاص بالمكتب وبموجبه يسدد الموثق المصاريف المترتبة عن العقود وخاصة حقوق التسجيل والشهر والضرائب ومصاريف المكتب والأتعاب التوثيقية وحقوق الطابع والأدوار.
حساب خاص بالزبائن وبموجبه يستقبل أموال الزبائن والودائع ويسدد منه كل الحقوق والديون المستحقة وإرجاع ما تبقى منها إلى الزبون، مثل خمس البيع، والرأسمال الاجتماعي لتأسيس الشركات.
السجلات التي يمسكها الموثق: يلزم الموثق بمسك ستة دفاتر حسابية، ثلاث منها تعد رسمية، ويؤشر عليها بعد ترقيمها من قبل رئيس المحكمة المختصة، وتتمثل هذه الدفاتر فيما يلي:
1- الفهـرس الرسمـي: وهو سجل تقيد فيه كل العقود التي يتلقاها الموثق بما في ذلك العقود التي لا يحتفظ بأصولها، ويتم ترقيم العقود تسلسليا تبعا لتاريخ التوقيع عليها، وهذا السجل يتم التأشير عليه من طرف رئيس المحكمة ويرقم، ويتم تسجيله لدى مصلحة التسجيل قبل 10 من الشهر الرابع ( جانفي-أفريل-جويلية-أكتوبر) المادة 158 من قانون التسجـيل ويتم إلصاق طوابع منقـولة على كل صفحة بقيمة 60 دج.
ويحرر فيه ملخص للعقود يتضمن تاريخ توقيع العقد وكذا ألقاب ومحل سكن الأطراف وألقابهم وتعيين محل العقد وثمن الأموال وبداية الاستغلال والشروط التي يتضمنها، وتاريخ التسـجيل والحقوق المحصلة. هذا ويمنع المحو والشطب والكتابة بين الأسطر، في حالة الخطأ يجب وضع الكلمة بين قوسين.
2- الدفتر اليومي للمكتب: وهو سجل يسجل فيه الموثق يوم بعد يوم جميع العمليات المتعلقة بالمكتب، قبض أتعاب ومصاريف العقود مثل حقوق التسجيل، وحقوق الشهر، وأجور العمال ومصاريف الهاتف والكهرباء...الخ
3- الدفتر الكبير للمكتب: وهو عبارة عن سجل تفتح فيه حسابات كل زبون ملزم بدفع المصاريف، ويذكر فيه اسمه ولقبه، ونوع العملية والمصاريف المقبوضة والمدفوعة الناتجة عن تلك العملية، ويذكر فيه الرقم التسلسلي، ورقم الإحالة على الدفتر اليومي للمكتب، وتاريخ العملية، واسم ومحل وسكن الأطراف وأسباب المدخولات والمصروفات.
4- الدفتر اليومي للزبائـن: وهو عبـارة عن سجل يمسكه الموثق بشأن الأموال التي قبضها الموثق في سبيل إعداد عقد، حيث يقيد فيه جميع العمليات الخاصة بودائع الزبائـن، خاصة خمس ثمن المبيعات، ورؤوس أموال تأسيس الشركات، عند إيـداع هذه الأموال يتم وضع هذه الأموال في خانة المدخولات، وعند ارجاعه لهذه الأموال يتم وضعها في خانة المصاريف.
ويخضع الدفتر اليومي للزبائن لتأشيرة مفتش التسجيل بمقر المكتب وذلك خلال الأيا العشرة الأولى من الشهر الرابع يناير –أفريل- جويلية- أكتوبر من كل سنة المادة 158 من قانون التسجيل ويتم تسجيله عند إقفال السنة المالية.
5- الدفتر الكبير للزبائـن: وهو سجل تفتح فيه حسابات خاصة لكل زبون(يذكر اسمه ولقبه)، ويثبت فيه الموثق سائر العمليات التي أجراها لحسابه، وتقيد فيه جميع المصاريف التي تخصم من المبلغ المودع في حساب الزبائن كالضرائب المستحقة، والضريبة على القيمة المضافة، ومبلغ المعارضة، وبعد تصفيتها يعيد الموثق للزبون خمس البيع.
هذا ويجب أن تكون المدخولات والمصروفات متوازنة، حيث عند حساب المبالغ المصروفة والمبلغ الباقي من خمس البيع لابد أن نجد مبلغ الخمس المودع. فهنا بعد خصم هذه المصاريف يعطي الموثق صك للزبائن فيه المبلغ الباقي للزبون.
ملاحظة: بخصوص الدفتر اليومي للزبائن والدفتر اليومي للمكتب، فإنه يجب عند نهاية كل شهر قفل الحسابات وإجراء عملية الموازنة بطرح المصروفات من المدخولات للحصول على الرصيد الباقي الذي يضاف إلى المدخولات إذا كان موجبا وإلى المصروفات إذا كان سالبا.
6-دفتر الرسـوم: وهو دفتر تكتب فيه جميع المصاريف التي اقتضاها تحرير العقد، حيث يذكر فيه أسماء وألقاب العملاء الملزمين بدفع المصاريف وأيضا الأساس الذي يكون عادة الثمن المصرح به في العقد مثل ثمن البيع أو مبلغ الإيجار الإجمالي، عدد الوفيات بشأن الفريضة، وأيضا المصروفات مثل رسوم التسجيل، الطابع، الشهر العقاري، النشر في الجريدة، النشر في النشرة الرسمية للإعلانات القانونية، رسم القيمة المضافة 17%، وتحرر فيه أيضا الرسوم التوثيـقية، الأدوار، الطوابع، وحدات العمل والمصاريف المختلفة التي اقتضاها العقد.
وإضافة لهذه السجلات يلزم الموثق بمسك الإيصالات والمخالصات بشأن الأموال المودعة والمقبوضة لديه.
الإيصالات: وهو سجل يقيد فيه الموثق الأموال المودعة لديه من قبل الزبائن والمبالغ المقبوضة من الأطراف المتعاقدة ويسلم للمودع أو للطرف الذي قبض منه المصاريف وصلا لهذا الإيداع والمبالغ المقبوضة يقتطعه من دفتر الإيصالات الذي يجب أن يحتوي على ثلاث نسخ متطابقة، ويحتفظ بنسخة من ذلك الإيداع أو قبض مصاريف لاحقة في الدفتر، والتي لابد وأن تحمل ذات الرقم الموجود في الوصل الأصلي وتاريخ القبض واسم الطرف المودع وموطنه وسبب الإيداع والطرف المستفيد من المبلغ المقبوض.
المخالصات: وهو عبارة عن سجل يسجل فيه الموثق المودع لديه الأموال التي سلمها لمستحقيها إلى جانب الشيك ويذكر فيها اسم ولقب الشخص الذي تسلم الوديعة وتاريخ التسليم ويوقع أخيرا المستفيد على هذه المخالصة، فهي عبارة عن شهادة إبراء لذمة الموثق من المبالغ المودعة لديه، وعادة ما يسلمها الموثق عند إرجاعه مبلغ خمس البيع.
- الأتعاب التوثيقية: وهي الأتعاب التي يستحقها الموثق مقابل خدماته وتحرير العقود وتقديمه استشاراته القانونية بشأنها، والمصاريف التي تطلبها إعدادها. ويوجد نوعين من الأتعاب التوثيقية أتعاب ثابتة حددها القانون برسوم معينة، وتشمل على وجه الخصوص العقود المختلفة، وأتعاب نسبية تتحدد على حسب نوعية العقد وحسب الثمن المصرح به في العقد، أو طبقا للقيمة المقتطعة على تصفية حقوق التسجيل إذا كانت هذه القيمة أعلى، ولقد نظم هذه الأتعاب ومقدارها المرسوم التنفيذي رقم 90-81 المؤرخ في 13 فبراير 1990 الذي يحدد كيفيات دفع أتعاب الموثق مقابل خدماته. لكن يلاحظ أن هذه الأتعاب المحددة في هذا المرسوم أصبحت لا تتناسب مع الوقت الحاضر لذا يجب إعادة النظر فيها، وخصوصا وإن هذا محل خلاف بين الموثقين ويجنب المنافسة غير المشروعة.
مع تحيات الأستاذ/ سنوسي علي
المحضر القضائي
موضوع: المحاسبة التوثيقية 
